LE CHIAVI DEL SUCCESSO

di Ruben Acosta

Ruben Acosta, Presidente della Federazione Internazionale di Pallavolo (FIVB), fa anche parte del CIO, il Comitato Olimpico Internazionale. E' autore del libro "Managing Sport Organization", Human Kinetics, da cui è tratto quest'articolo. 

"Le cime raggiunte e mantenute dai grandi uomini non erano raggiunte attraverso un volo inaspettato, ma essi, mentre i loro compagni dormivano, stavano faticando in salita nella notte."

H.W. Longfellow, "La scala di Sant'Agostino"

La più importante chiave per il successo in ogni attività umana è rivelata dal poeta americano H.W. Longfellow nella frase precedente. Così, un'organizzazione sportiva di successo richiede che l'organizzazione sportiva nazionale sia disponibile a lavorare duramente giorno e notte, compiendo i loro doveri e sforzandosi indipendentemente verso il loro adempimento.In aggiunta, i leader ed i manager con conoscenze manageriali e di organizzazione, devono di dimostrare di possedere una professionale conoscenza pratica e di essere adeguatamente preparati per i compiti cui sono preposti. Questo significa che dovrebbero  essere pienamente coscienti di qual’ è la loro missione ed avere una sufficiente conoscenza delle teorie altamente specializzate e dei principi coinvolti nelle aree principali del loro lavoro, come la comunicazione; il lavorare con i media, le pubbliche relazioni, la promozione, il creare fonti di reddito ed il marketing dello sport.

LA COMUNICAZIONE

Il termine "comunicazione", per le imprese moderne e le organizzazioni sportive, include i due significati essenziali di comunicazione interna per l'organizzazione e comunicazione esterna. Questi sono i due pilastri necessari per il successo di un'impresa o di un'organizzazione sportiva perchè migliorano il livello di comprensione all'interno dell'organizzazione e tra l'organizzazione e l'ambiente esterno. Nel suo significato tradizionale, la comunicazione è la trasmissione orale, scritta o visuale di idee sotto forma di messaggi attraverso ogni possibile mezzo in un processo a doppio senso tra colui che manda il messaggio e colui che lo riceve.

La comunicazione orale

Questo è il mezzo di comunicazione usato più frequentemente in conferenze, meeting e congressi che implicano un discorso da colui che invia il messaggio a colui che lo riceve. La comunicazione orale è il veicolo perfetto per comunicare un'idea ad un'altra persona e il metodo migliore per negoziare contratti, concludere accordi, convincere la gente per una certa causa. E' molto efficace quando avviene tra due persone, ma molto limitata nella sua ampia portata. Non è raccomandata per un vasto pubblico anche se quelli che presenziano a meeting, congressi o conferenze, si prefiggono lo stesso scopo. In quest'ambito, la capacità di mantenere l'attenzione per un certo periodo è spesso limitata.

La comunicazione scritta

Questa include vari mezzi di comunicazione ed ha effetti a lunga durata. Il numero di persone che ricevono il messaggio è illimitato, ed esse sono immediatamente attente al contenuto del messaggio.Giornali, riviste e newsletter sono mezzi di comunicazione scritta molto efficaci quando la loro forma ed il contenuto seguono dei principi suggeriti da esperti. La comunicazione scritta o audio - visuale è preferibile quando non può essere riunito un determinato pubblico.

La comunicazione audio - visuale

Questo mezzo di comunicazione si è sviluppato rapidamente con la crescita delle reti televisive, via aria, via cavo e via satellite. E' un mezzo di comunicazione molto sofisticato e costoso, il cui valore e impatto superano quelli di ogni altro mezzo.

La televisione e i film sono grandi comunicatori perchè sono coinvolgenti ed interessanti.

Essi hanno un impatto diretto sulla mente dei ricevitori passivi del messaggio ed hanno un grande influsso psicologico. Rappresentano il mezzo supremo di pubblicità nel mondo odierno, con la più ampia ed istantanea portata.

La comunicazione elettronica

Questo è il più moderno mezzo di comunicazione e potrebbe diventare, un giorno, la sua forma più sofisticata.Software e hardware speciali sono richiesti agli utenti - che sia una persona o un'organizzazione - per usufruire di questa moderna forma di comunicazione. L'electronic mail (e-mail) si attua tramite  Internet quando avviene tra organizzazioni separate e in Intranet quando avviene all'interno della stessa organizzazione.

LAVORARE CON I MEDIA

Avere rapporti con i media non è solo efficace attraverso attività di pubbliche relazioni volte a creare un buon rapporto con i giornalisti, i commentatori radio e televisivi, e i rappresentanti degli altri media. Quest'attività richiede che si abbia una buona comprensione delle necessità dei media e che le attività di pubbliche relazioni tengano conto dei seguenti punti.

Differenti tipologie di media

Nella società odierna, un mezzo di comunicazione è più potente d'ogni altro quando intendono inviare messaggi al pubblico generalizzato.Insieme con l'impatto audio e visuale della televisione e la radio, la stampa è uno dei tre più potenti mezzi di comunicazione rispetto al suo impatto sulle masse. Le Federazioni Nazionali dovrebbero essere in stretto contatto e sviluppare relazioni personali con i reporter e gli editori, e, quando possibile, con i direttori delle reti televisive e delle stazioni radio.

La stampa ha il vantaggio di una lunga influenza sull'opinione della massa perchè il messaggio, una volta che è stato scritto, rimane. I giornali e le riviste sono importanti veicoli d'espressione. Entrambi sono pubblicati giornalmente o periodicamente ed entrambi, di solito, stampano notizie o commenti d'interesse generale per un largo pubblico.Tutti e tre i mezzi vendono pubblicità. E' perciò nel maggior interesse delle Federazioni Nazionali motivare gli sponsor del loro sport e gli organizzatori d'eventi ad acquistare spazio o tempo così da pubblicizzare i loro prodotti insieme con l'evento o l'attività che stanno sponsorizzando. Ci si deve focalizzare particolarmente su quelle reti televisive, stazioni radio e giornali che frequentemente trasmettono o pubblicano articoli importanti o servizi che riguardano tali eventi o attività sportive. Se nella carta stampata  può accadere che non siano pubblicate informazioni su un determinato sport, ogni membro di quella Federazione Nazionale dovrebbe  inviare una lettera all'editore di quella determinata pubblicazione reclamando il loro diritto ed il bisogno di essere informati sugli eventi nazionali e internazionali di quel particolare sport. I  tifosi di quello sport dovrebbero inculcare nella mente degli editori che essi rappresentano una larga porzione del mercato della stampa e che possono avere un impatto importante sul numero delle copie vendute. Se riusciranno a fare ciò, non passerà molto tempo prima che quella pubblicazione inizi a parlare di quel particolare sport.

Rendere le relazioni con i media una priorità

Devi coltivare strette relazioni con i media. Elimina ogni cosa che possa essere di ostacolo, perchè sviluppare e coltivare una vera relazione professionale con i media deve essere una delle priorità principali di una Federazione Nazionale.

I manager dello sport devono sviluppare la conoscenza e le qualità richieste per stabilire tale relazione e lavorare con i media. Per prima cosa devono identificare le responsabilità della Federazione Nazionale verso i media. I manager non devono trascurare nessuno dei tre potenti mezzi di comunicazione di massa rappresentati dalla televisione, dalla stampa e dalla radio. Invece, essi dovrebbero cercare di comprendere del dovere dei media verso il pubblico, che è quello di riportare notizie su materie di interesse per un pubblico generico in maniera imparziale (naturalmente, i media non possono garantire un'ampia copertura di un determinato sport, qualunque esso possa essere).

Cos'è una notizia?

Si una "notizia" quando una o più persone  compiono qualcosa di significativo o  raggiungono un importante risultato. La grandezza di una certa comunità ha un effetto considerevole sull'estensione della copertura giornalistica di eventi particolari. Inoltre, le piccole organizzazioni devono competere con le più grandi organizzazioni sportive per gli spazi sulla stampa e ed i media elettronici.

Per quanto detestabile possa sembrare, i media sembrano trovare le notizie negative di valore maggiore rispetto alle altre. Il pubblico vuole leggere queste notizie negative e, quindi, acquista quei giornali i cui editori sonoper questa ragione compra i giornali in cui gli editori offrono questo tipo di notizie, impegnando in questa attività numerosi giornalisti. Alcune persone  ritengono che anche il far parlare anche in modo negativo è pur sempre una notizia, ma le organizzazioni sportive hanno bisogno di mantenere un alto profilo e una buon' immagine se vogliono essere  recepite come attendibili e credibili. Notizie negative non dovrebbero essere messe in circolazione attraverso i canali dell'organizzazione.

AFFRONTARE I MEDIA

I manager sportivi devono imparare come affrontare i media, facendo specialmente attenzione al loro comportamento e alla loro attitudine verso la stampa. Presta attenzione ai seguenti comportamenti convenienti e sconvenienti.

Comportamenti da seguire nei rapporti con la stampa

* Essere cooperativo e accessibile via telefono.

* Avere sempre tempo per la stampa, anche se la tua agenda è piena di impegni.

* Familiarizza personalmente con i giornalisti.

* Chiama e fai visita ai rappresentanti dei media per scoprire di cosa hanno bisogno e quando ne hanno bisogno.

* Tratta i giornalisti in modo adeguato, onestamente e correttamente.

* Rispondi ad ogni domanda nel modo migliore.

* Menziona sempre sia gli aspetti positivi, che i negativi; non riportare solo le buone notizie.

* I reporter hanno bisogno di notizie fresche; invia la notizia il più velocemente possibile

* Fornisci foto appropriate, informazioni corrette ed elementi attuali per gli articoli; i media vogliono notizie piuttosto che pubblicità o fatti passati.

* Dare risposte brevi e che centrano il punto per evitare di essere citato erroneamente.

* Con i giornalisti alle prime armi, registra apertamente le interviste ed incoraggia ad essere precisi.

* Negare le false voci prima che diventino conosciute; condividi le informazioni.

* Tenere sempre a mente cosa potrebbe rendere valida un certo fatto.

* Venire a conoscenza delle scadenze dei media; sapere quando inviare un comunicato stampa.

* Scoprire i giorni in cui i media sono meno impegnati e trarne vantaggio per inviare i comunicati stampa in quei giorni.

* Ringraziare per una buon articolo sul tuo sport o la tua organizzazione.

* Usare cerimonie ed eventi speciali per individuare lo staff dei media e fare la loro conoscenza diretta.

* Fornire biglietti gratis e invitare i rappresentanti dei media a tutti gli

eventi.

Comportamenti da evitare con la stampa.

* Affermazioni senza interesse ed indiscrete.

* Favori o corruzione con doni e promesse oltre la normale prassi, così come i favoritismi; non  fornire "scoop".

* Prenderlo come affronto personale quando nulla, o solo storie negative, sono pubblicate

* Aggressività e rabbia.

* La ricerca di problemi o azioni controverse.

* Fare dichiarazioni a microfoni spenti.

* Elemosinare o chiedere di scrivere un'articolo.

* Minacciare la stampa di chiedere una ritrattazione.

* Chiedere di non pubblicare una notizia, ad eccezione dei casi assolutamente necessari da non pubblicare; si può, invece, chiedere di effettuare delle correzioni.

* Usare trucchi banali che confondano la stampa

* Promuovere elementi non importanti.

* Bloccare la notizia attraverso con le scuse, la censura, la pressione o l'inganno.

Migliorare la tua immagine con la stampa

* Ammettere gli errori piuttosto che coprirli.

* Quando appaiono delle notizie or articoli controversi, fornisci ai media comunicati stampa.

* Dire la verità, tutta la verità, nient'altro che la verità per mantenere la credibilità.

* Tenere il pubblico e i media ben informati sugli eventi del tuo programma sportivo.

* Comunicare informazioni precise ai rappresentanti dei media.

* Consolidare le relazioni con la stampa attraverso cambi merce, quando questo sia possibile.

* Cercare il coinvolgimento personale dei media in quel determinato sport chiedendo ai giornalisti e ai commentatori di radio e televisione di premiare i giocatori, di dare inizio alla partita tiro, di diventare i maestri di cerimonia, di fare sorteggi, di parlare ai banchetti, di diventare membri di un comitato di valutazione e così via.

Un caso di coinvolgimento della stampa in attività sportive

I leader sportivi in una nazione ex - socialista stavano provando ad introdurre il baseball in una città dove quest'attività sportiva non era mai stato organizzato come uno sport competitivo.

Furono così organizzate una serie di presentazioni di famose stelle del baseball, ed anche esibizioni, con una relativamente buona presenza di pubblico il giorno di apertura. Il giorno  seguente non furono pubblicati grandi articoli nonostante la presenza di vari giornalisti. Quella sera solo pochi spettatori furono presenti, e gli organizzatori erano sul campo a guardare gli spalti vuoti.